Guida pratica

Registro crediti clienti: come tenerlo in ordine

Un registro dei crediti è l'elenco di tutto ciò che i clienti ti devono ancora pagare. Non sostituisce la contabilità del commercialista: serve a te, ogni giorno, per sapere quanto devi incassare e chi devi sollecitare.

Le colonne indispensabili

• Cliente e referente da contattare.
• Numero e data della fattura.
• Data di scadenza del pagamento.
• Importo originario della fattura.
• Totale pagato: la somma di acconti e pagamenti ricevuti.
• Residuo: importo originario meno totale pagato.
• Stato: aperta, in scadenza, scaduta o saldata.

Come calcolare lo stato di ogni fattura

Una regola semplice evita confusione: una fattura è saldata quando il residuo è zero; è scaduta quando il residuo è positivo e la scadenza è già passata; è in scadenza quando il residuo è positivo e la scadenza cade nei prossimi 7 giorni. Tutte le altre sono semplicemente aperte. Ordinando il registro per scadenza vedi subito le priorità della settimana: è il tuo scadenzario clienti.

I limiti del foglio Excel

Un foglio di calcolo va bene per iniziare, ma con il crescere dei clienti emergono i problemi: formule che si rompono, pagamenti parziali registrati in celle diverse, file duplicati tra computer e telefono, nessun avviso quando una fattura scade. E ogni sollecito va scritto da zero, copiando a mano numero e importo.

Per gestire bene gli acconti leggi come gestire acconti e pagamenti parziali; per scrivere ai clienti usa i modelli di sollecito.